Batching, Pomodoro-Technik und Kanban. Die Welt der Produktivität und des Zeitmanagements ist voll von fancy Begriffen und spannenden Methoden und Techniken. Da kann es manchmal ganz schön schwierig sein, den Überblick über alle Konzepte zu behalten. Deshalb habe ich dir ein umfangreiches Glossar geschrieben, das alle wichtigen Begriffe rund um Zeitmanagement erklärt.
Denn ganz egal, ob du studierst, arbeitest oder einfach nur mehr Ordnung und Struktur in dein Leben bringen möchtest: Es gibt Unmengen von Techniken, von denen du profitieren kannst!
Unabhängig davon, ob du neu in der Welt der Gesunden Produktivität bist oder einfach nur deine Kenntnisse vertiefen möchtest – dieses Glossar wird dir helfen, die verschiedenen Techniken, Strategien und Werkzeuge zu verstehen und anzuwenden. Los geht’s!
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Aufgaben
bezeichnen alle Tätigkeiten, Handlungen oder Verpflichtungen, die man zu erledigen hat oder deren Erledigung einer größeren Zielerreichung (privat, persönlich, beruflich) dient. Aufgaben können auf einer To-do-Liste gesammelt oder in einem Projektplan zusammen gefasst werden.
ABC-Analyse
Diese Methode dient dazu, Aufgaben zu priorisieren. Unterteilt wird in A-, B- und C-Aufgaben, wobei A für die To-dos mit der höchsten Priorität stehen. Aufgaben der Kategorie A haben den größten Einfluss auf die Zielerreichung. Sie sollten entsprechend zuerst erledigt werden, während B einer mittleren und C einer geringen Priorität entspricht.
ALPEN-Methode
Akronym für Vorgehen, mit der du deine Tagesplanung vornehmen kannst. Die Buchstaben stehen für A = Aufgaben aufschreiben, L = Längen einschätzen, P = Puffer einplanen, E = Entscheidungen treffen und N = Nachkontrollieren.
AMORE-Methode
Akronym für eine Methode, um Ziele zu formulieren. Die Buchstaben stehen für A = Ambitioniert (d.h. fordernd, aber nicht überfordernd), M = Motivierend, O = Organisiert, R = Realistisch und E = Echt (d.h. Ist es dein Ziel).
Eine weitere Methode zur Ziel-Formulierung sind SMARTE Ziele und die MAGIE-Methode.
Batching
Beim Batching (engl. to batch = bündeln) werden ähnliche Aufgaben oder Tätigkeiten zusammen gefasst und in zusammenhängenden Zeitblöcken erledigt.
Statt Aufgaben einzeln und nacheinander zu bearbeiten, werden sie in Batches zusammengefasst und zu bestimmten festgelegten Zeiten abgearbeitet. Dies ermöglicht es, sich auf ähnliche Aufgaben zu konzentrieren, den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgabentypen zu minimieren und dadurch die Effizienz und Produktivität zu steigern.
Beispiel: Anstatt einzelne E-Mails den ganzen Tag über sporadisch zu beantworten, kannst du das Batching-Prinzip anwenden. Lege dazu bestimmte Zeiten fest, in denen du deine E-Mails lesen und beantworten möchtest, z.B. morgens und nachmittags. Auf diese Weise vermeidest du ständige Ablenkungen und kannst dich in der Zwischenzeit besser auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.
Blockieren
„Blockieren“ bezieht sich auf eine Technik des Zeitmanagements, die sich „Kalender-Blocking“ (oder Time-Blocking) nennt. Hierbei weist man Aufgaben spezifische Zeiträume bzw. Zeitblöcke zu. Statt also eine To-do-Liste zu schreiben, schreibst du deine zu erledigenden Tätigkeiten direkt an eine passende Stelle im Kalender und blockierst damit eine Zeit für die Erledigung.
Durch diese Methode ist direkt klar, wann du dich deinen Aufgaben widmen möchtest. Außerdem bekommt man einen besseren Überblick darüber, wie lange Aufgaben dauern und es zwingt einen neue Aufgaben entweder auf später zu verlegen oder abzulehnen. Dadurch wird Prokrastination verhindert.
Braindump, der
Das Wort „Braindump“ bedeutet übersetzt soviel wie „das Gehirn abladen“ (engl. brain = Gehirn + to dump = abladen). Es handelt sich um eine Technik, bei der ungefiltert alle Gedanken, Ideen, Sorgen, Termine und zu erledigende Aufgaben aufgeschrieben werden. Der Prozess dient dazu, den Kopf freizumachen und ist damit eine hilfreiche Methode bei akuter Überforderung. Für deinen Braindump hast du im Groben zwei Möglichkeiten: Eine unsortierte Liste oder eine Mind-map, die nach Projekten oder Aufgabentypen sortiert ist.
Bucketlist
Eine Bucketlist ist eine Liste von Dingen, die du in deinem Leben unbedingt erreichen oder erleben möchtest, bevor du stirbst. Die Idee dahinter ist, dass du dir bewusst machst, was dir wirklich wichtig ist im Leben und dich darauf fokussierst, diese Ziele zu erreichen.
Der Name „Bucketlist“ stammt von der englischen Redewendung „kick the bucket“, was so viel wie „das Zeitliche segnen“ bedeutet. Äquivalent dazu gibt es den deutschen Begriff Löffelliste, entsprechend der Redewendung „den Löffel abgeben“. Inspiration für deine eigene Liste gibt es hier: 350+ Ideen für deine Bucketlist.
Bulletjournal
Ein Bulletjournal ist ein personalisierter, handgeschriebener Planer, dessen Gestaltung der nutzenden Person obliegt. Es umfasst u.a. To-do-Listen, Kalender und Notizen. Um Informationen zu strukturieren, werden symbolbasierte Punkte (engl. bullets) verwendet, die definieren, um es sich bei dem aufgelisteten Punkt beispielsweise um einen Termin oder eine Aufgabe handelt.
Bulletjournals erfreuen sich großer Beliebtheit, weil sie im Gegensatz zu gekauften Planern/Kalendern viel Raum für Kreativität lassen und sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.
Burnout
Entgegen der allgemeinen Überzeugung ist Burnout (engl. ausbrennen) keine psychiatrische Diagnose, sondern die Zusammenfassung von verschiedenen Symptomen, die im Arbeitskontext entstanden sind. Psychotherapeut*innen können Burnout als Zusatzdiagnose (Z73) vergeben. Betroffene waren häufig zu Berufsbeginn sehr engagiert. Andauernde Arbeitsbelastungen und chronischer Stress werden jedoch nicht erfolgreich bewältigt und führen zu:
- Erschöpfung oder Gefühlen von Energiemangel
- erhöhter mentaler Distanz zum eigenen Job oder Gefühle von Negativismus oder Zynismus im Zusammenhang mit dem eigenen Job
- verminderter beruflicher Wirksamkeit
Dieser Zustand entwickelt sich langsam. Wichtig: Burnout bezieht sich ausschließlich auf Phänomene im beruflichen Kontext und sollte nicht zur Beschreibung von Erfahrungen und Krisen in anderen Lebensbereichen verwendet werden. Es kann auch entstehen, wenn eine Vereinbarung von privaten und beruflichen Zielen nicht gelingt. (Siehe Work-Life-Balance).
ChatGPT
ChatGPT ist ein digitaler Roboter, eine Künstliche Intelligenz (KI), die textbasierte Befehle ausführen kann. Sie kann z.B. E-Mails formulieren, Ideen generieren und Texte überarbeiten. Damit ist es ein geniales Tool für den Beruf, insbesondere die Selbstständigkeit. Wenn du erfahren möchtest, wie das geht, schau hier mal rein: ChatGPT: Anleitung, Anwendungsbeispiele und hilfreiche Befehle (“Prompts”).
Checkliste
Eine Checkliste ist eine aufgeführte Sammlung von Aufgaben oder Punkten, die systematisch abgearbeitet werden, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Sie als Hilfsmittel zur Strukturierung und Organisation von Aufgaben.
Während sowohl Checklisten als auch To-do-Listen Aufgaben auflisten, liegt der Hauptunterschied in ihrer Funktion. Eine Checkliste konzentriert sich darauf, dass bestimmte Schritte oder Kriterien erfüllt werden, während eine To-do-Liste einfach eine Ansammlung von Aufgaben ist, die erledigt werden müssen. Checklisten sind präziser und dienen oft dazu, sicherzustellen, dass bestimmte Anforderungen erfüllt sind, während To-do-Listen generell alle Aufgaben ohne spezifische Reihenfolge oder Anforderungen auflisten.
Falls du das Thema vertiefen möchtest, empfehle ich dir das (Hör-)buch „Checklist Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen„* von Atul Gawande.
Chronobiologie
Fachgebiet der Biologie, auf dem zeitliche Gesetzmäßigkeiten und biologische Rhythmen erforscht werden. In Bezug auf Menschen geht hierbei um periodische Schwankungen von physiologischen Funktionen, wie z.B. Schlaf-Wach-Zyklus, Körpertemperatur, Menstruationszyklus und Hormonausschüttungen. Im Kontext des Zeitmanagements ist der Fokus vorrangig auf der “ inneren Uhr“ , um optimale Zeitpunkte für Aufgaben und Aktivitäten zu identifizieren.
Außerdem werden verschiedene Chronotypen unterschieden: Lerchen, Eulen und Mischtypen. Diese definieren, ob man eher abends lange wach bleiben kann (Eulen) oder eher ein Frühaufsteher ist (Lerchen).
Die Grundidee von Chronobiologie beim Zeitmanagement ist also, zu verstehen, wann am Tag man besonders produktiv und konzentriert ist und wann nicht. Aufgaben werden dann in die enstprechenden Zeitfenster gelegt.
Deadline
Eine „Deadline“ (engl. dead = tot, line = Linie) ist der festgelegte Zeitpunkt, bis zu dem eine Aufgabe abgeschlossen und fertig gestellt sein muss. Deadlines werden i.d.R. von Anderen kommuniziert und spielen bei gemeinsamen Projekten eine entscheidende Rolle.
Ursprünglich stammt der Begriff aus dem Journalismus. Er bezeichnete eine Linie, die auf Druckmaschinen den letzten Zeitpunkt markierte, bis zu dem Änderungen an einer Druckseite vorgenommen werden konnten. Im übertragenen Sinne wurde der Begriff dann allgemeiner verwendet, um den letzten Zeitpunkt für das Einreichen von Arbeiten oder das Abschließen von Projekten zu kennzeichnen.
Deep-Work
Deep Work (engl. deep = tief, work = Arbeit) bezieht sich auf konzentrierte, ungestörte Arbeitsphasen, in denen eine Person intensiv an anspruchsvollen Aufgaben arbeitet. Der Begriff wurde vom Autor und Professor Cal Newport und seinem gleichnamigen Buch mit dem deutschen Titel „Konzentriert arbeiten„* geprägt. Während der Deep Work minimiert man Ablenkungen wie E-Mails oder soziale Medien, um sich auf komplexe Aufgaben zu fokussieren.
Diese tiefe, konzentrierte Arbeitsweise soll die Produktivität steigern und hochwertige Ergebnisse fordern.
Deligieren
Deligieren bedeutet die Erledigung einer oder mehrerer Aufgaben an andere Personen zu übertragen. Dies können Teammitglieder, Angestellte, Verwandte, Freunde oder auch Fachpersonen (wie z.B. Putzkräfte, Steuerberater:innen) sein. Laut Eisenhower-Matrix sollten vor allem dringende und nicht-wichtige Aufgaben deligiert werden. Das Abgeben von Aufgabe ist wichtig, um langfrsitig mehr Zeit zu haben. Checklisten und konkrete Anweisungen können dabei helfen, Aufgaben abzugeben und sicherzustellen, dass die Umsetzung korrekt erfolgt.
Do-It-Tomorrow
Do-It-Tomorrow (engl. mach es morgen) ist ein Priorisierungs-Ansatz, bei dem einzelne Aufgaben gezielt auf den nächsten Tag verschoben werden. Mit der Differenzierung, welche Aufgaben heute erledigt werden müssen und welche bis morgen warten können, wird ermöglicht, den Fokus auf die dringendsten Aufgaben zu legen. Es betont die Idee, dass einige Aufgaben heute nicht die höchste Priorität haben.
Eat that frog / Eat the frog
Dieses Konzept wird zum Setzen und Umsetzen von Prioritäten angewendet. Dafür wird zu Beginn des Tages des Tages mit der größten und wichtigsten Aufgabe begonnen. Sie sollte die größten positiven Auswirkungen auf das Leben haben und wird als Frosch (engl. frog) bezeichnet. Durch das Essen des Frosches, also die Erledigung der unangenehmste oder schwierigste Aufgabe soll Prokrastination vermieden werden, denn alle anderen Aufgaben erscheinen danach leichter und angenehmer. Der Autor Brian Tracy erklärt die Methode sehr umfangreich im gleichnamige Buch „Eat that frog: 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen*“. Du kannst es dir auch auf Spotify anhören.
Eisenhower-Matrix bzw. Eisenhower-Prinzip
Bei dieser Methode werden Aufgaben anhand einer 4-Felder-Tafel nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Wichtigkeit bezieht sich hierbei auf persönliche Werten und eigenen Ziele, während Dringlichkeit äußere Fristen definiert. In Abhängigkeit dieser Einschätzung ergeben sich empfohlene Handlungsweisen: jetzt selbt erledigen, terminieren, deligieren oder von der Liste streichen.
Übrigens findest du eine passende Vorlage für die Eisenhower-Matrix und weitere Erklärungen und Hilfestellungen zum Setzen von Priororitäten im E-Book „Die 21-Tage-Produktivitäts-Challenge„.
Flow-Zustand
beschreibt einen Zustand, in dem Menschen voll in einer Tätigkeit aufgehen, Raum und Zeit vergessen. Er kann bei Arbeitstätigkeiten, aber auch beim Sport, beim Spielen von Musik oder der Ausübung von gewöhnlichen Alltagsaktivitäten oder Hobbies wie Kochen, Puzzlen oder Motorradfahren eintreten. Die Flow-Theorie von Csikszentmihalyi geht davon aus, dass ein Flow-Zustand erreicht wird, wenn man sich genau in der richtigen Balance von Fähigkeiten und Anforderungen befindet.
Fünf-Minuten-Regel
Diese Regel besagt, dass wenn die Erledigung einer Aufgabe weniger als fünf Minuten dauert, man sie sofort erledigen sollte, anstatt sie aufzuschieben. Mit diesem Vorgaben soll verhindert werden, dass kleine Aufgaben aufgeschobene werden, obwohl ihre Erledigung nur wenige Minuten in Anspruch nehmen würde.
Weiterlesen: Unterschied zwischen Aufschieberitis und Prokrastination.
Gamification
Gamification (engl. gaming = spielen; das -ification wird genutzt um aus einer Handlung ein Nomen zu machen) ist eine Strategie, bei der spielerische Elemente und Techniken in Arbeitsumgebungen integriert werden. Das menschliche Gehirn ist darauf ausgelegt, möglichst viel Spaß zu empfinden und unangenehme Aufgaben zu vermeiden. Entsprechend werden bei der Gamification
- diese in Spiele umgewandelt („Wer die meisten Wäschestücke aufgehangen hat, gewinnt!“) oder
- einzelne Teilaufgaben werden sprachlich dem Spielcharakter angepasst (Ressourcen = Ausrüstung; Hürden/Aufgaben = Gegner; nächster Schritt = Level; Deadline = Zeit, um diese Runde zu beenden) oder
- mit Spielattributen (z.B. Zeitbegrenzung, Punkte, Highscore-Liste, Wettbewerb) spannender gestaltet.
Wenn du dieses spannende Thema vertiefen möchtest, empfehle dich dir das Buch „Gamify your Life: Durch Gamification glücklicher, gesünder und resilienter leben„* von Jane McGonigal.
Gewohnheiten
regelmäßige Verhaltensmuster bzw. eine automatisierte Reaktionen auf eine bestimmte Situation. Gewohnheiten enstetehen durch ständige Wiederholung einer Tätigkeit, wodurch die Handlung verinnerlicht wird und die Ausführung ohne gezieltes Denken abläuft. Die Ausbildung von positiven Gewohnheiten führt entsprechend zu einer kognitiven Entlastung.
Die Entwicklung und Pflege von positiver Gewohnheiten zielt darauf ab, sich Handlungen anzueignen, die einem dabei helfen, weniger Zeit zu verschwenden, produktiver arbeiten zu können und Ziele zu erreichen. Oft werden die Begriffe Routine und Gewohnheit gleichwertig verwendet, wobei Routinen nicht automatisiert sind.
Inspiration für hilfreiche Gewohnheiten findest du hier: Liste mit guten Gewohnheiten.
Getting Things Done (GTD)
„Get Things Done“ (engl. = Aufgaben zuende bringen) ist eine Selbstmanagament-Methode, die vom US-Amerikaner David Allen entwickelt und in seinem gleichnamigen Buch vorgestellt wurde. Die deutsche Ausgabe heißt: „Wie ich die Dinge geregelt bekomme„*. Manche Begrifflichkeiten weichen von der Originalausgabe ab. Es gibt 5 Prinzipien: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen.
Bei GTD werden alle anfallenden Aufgaben aufgeschrieben, priorisiert und in verschiedenen Listen (Aktionslisten, Projektlisten, Irgendwann-Liste, Warten-auf-Liste) organisiert. Regelmäßig werden diese Listen überprüft und je nach Situation in der man sich grade befindet entsprechende To-dos erledigt.
Habittracker
Ein Visualsierungstool, mit dem die Häufigkeit von ausgeführten Gewohnheiten bzw. Routinen festgehalten wird. Meistens wird ein Habittracker eingesetzt, wenn eine neue Gewohnheit etabliert wird. Mit ihm lässt sich verfolgen (engl. to track), wann und wie oft eine Gewohnheit (engl. habit) ausgeführt wurde. Habittracker können einfache Checkboxen oder kleine Bilder sehen. Wie genau das aussehen kannst, kannst du hier lesen: Ideen für Habittracker.
Hürden
Hindernisse oder Barrieren, die eine effektive Aufgabenerledig erschweren oder verhindern. Es wird zwischen internen oder externen Faktoren unterschieden. Internerne Hürden sind z.B. Prokrastinationsverhalten, mangelnde Motivation und Abneigung gegen die Tätigkeit. Externe Hürden sind z.B. unvorhergesehene Ereignisse wie Telefonanrufe, etwas geht kaputt oder ein Krankheitsfall.
Das Identifizieren und Bewältigen von individuellen Hürden ist entscheidend für ein erfolgreiches Zeitmanagement.
Inbox-Zero
Dieses Zeitmanagement-Konzept beschreibt das Ziel, ein E-Mail-Postfach (=Inbox) zu haben, mit Null (engl. Zero) ungelesenen oder unbeantworteten E-Mails. Dafür werden eingegangene E-Mails regelmäßig durchgesehen, priorisiert, bearbeitet und gelöscht oder in entsprechende Ordner verschoben.
Ivy-Lee-Methode
Bei dieser Methode legst du zuerst eine To-do-Liste mit maximal 6 Aufgaben an und priorisierst diese untereinander. Dann beginnst du mit der Erledigung der Aufgabe mit der höchsten Priorität. Arbeite sie konzentriert ab. Danach wird die komplette To-do-Liste aktualisiert, erneut sortiert und wieder mit der Erldigung der wichtigsten Aufgabe begonnen.
Journal
Ein Journal (engl. Tagebuch) meint im Zeitmanagement ein Notizbuch, in dem täglich bis wöchentlich Gedanken, Ziele und Fortschritte notitiert und reflektiert werden. Es dient dazu, hinderliche Gedanken zu identifizieren und zu hinterfragen, Erfolge zu tracken und sichtbar zu machen, neue Routinen zu protokollieren und Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten im eigenen Zeitmanagement aufzudecken.
Just-In-Time
Das Konzept „Just in Time„(engl. = grade rechtzeitig) bedeutet, dass Aufgaben genau dann fertig gestellt werden, wenn sie benötigt werden. Nicht früher, aber auch nicht später. Aktivitäten und die Erledigung von To-dos werden entsprechend so geplant und organisiert, dass sie genau dann durchgeführt werden, wenn sie am effizientesten oder wichtigsten sind. DIe Begrifflichkeit stammt aus der Wirtschaft und beschreibt dort die Verwaltung von Ressourcen oder Waren, welche just in time zur Verfügung gestellt werden, um unnötige Lagerung, Wartezeiten oder Überproduktion zu vermeiden.
Kaizen
Eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie bzw. ein methodisches Konzept für Prozessmanagement. Übersetzt beduetet es kontinuierliche Verbesserung. Der Begriff setzt sich aus den japanischen Wörtern Kai = Veränderung und Zen = zum Besseren zusammen.
Kern des Ansatzes ist es, regelmäßig kleine Anpassungen bei vorhandenen Prozessen, Arbeitsweisen oder Routinen vorzunehmen. Dafür wird nach Möglichkeiten gesucht, wie die (eigene) Arbeitsweise verbessert werden kann. Dafür werden Abläufe analysiert, diskutiert und optimiert.
Kalender
Organisatorisches Tool, das verwendet wird, um Termine und Ereignisse zu planen und zu koordinieren, Aufgaben konkrete Erledigungszeiträume zu zuweisen und den Überblick über Zeitpläne zu behalten. Ein Kalender enthält Zeiteinheiten, i.d.R. Tagen, Wochen und Monate. Selten auch mehrere Jahren und Felder, um Informationen über geplante Aktivitäten oder Ereignisse einzutragen. Es gibt zwei Varianten: Analoge / gedruckte und digitale Kalender.
Digitale Kalender bieten zusätzlich praktische Funktionen wie Erinnerungen, Wiederholungen von Ereignissen, die Möglichkeit Andere zu Terminen einzuladen und Synchronisierung über verschiedene Gerate hinweg.
Kanban
Ein Visualisierungstool, das Arbeitsabläufe darstellt und den Arbeitsfortschritt von To-dos transparent macht. Typischerweise wird dafür mit einem Kanban-Board gearbeitet. Dieses besteht aus Spalten: To-do,Doing, Done. Es wird also unteschieden zwischen Aufgaben, die noch zu tun sind (to-do), welchen an denen man grade arbeitet (doing) und erledigten Aufgaben (done). Weitere Unterteilungen z.B. in priorisierte und unpriorisierte To-dos sind möglich.
Aufgaben werden dann auf Karten oder Post-its festgehalten und entlang des Boards bewegt, um den Fortschritt zu verfolgen. Du kannst ein Kanban-Board nutzen, um alle anfälligen Aufgaben für ein konkretes Projekt zu organisieren oder du nutzt es im kleinen, um deine To-do-Liste zu strukturieren.
Die Verwendung eines Kanban-Boards kann dabei helfen, fokussierter zu arbeiten, Produktivität zu steigern und den Überblick zu behalten.
Liste
Listen sind Aufzählungen von Aufgaben, Zielen oder anderen Elementen. Sie dienen dazu, Aufgaben zu erfassen, zu verfolgen oder zu verwalten, um den Überblick zu behalten und die Produktivität zu steigern. Sie können digital und/oder analog geführt werden. Es gibt unterschiedliche Arten, z.B.
- Checklisten
- Aufgabenlisten (To-do-Listen) und Projektpläne
- Erledigt-Listen (Ta-da-Listen)
- Not-to-do-Listen
- Bucketlist / Löffelliste
- Ideenliste z.B. mit Geschenkideen
- Info-Listen, z.B. mit ChatGPT-Prompts, Tastatur-Shortcuts, …
Lean Time Management
Lean-Time-Management (= schlankes Zeitmanagement) konzentriert sich auf die Identifikation und Vermeidung von Tätigkeiten, Abläufen und Strukturen, die unnötig Zeit beanspruchen. Hierzu gehören z. B. Vermeidbare Wartezeiten, übermäßige Bürokratie. Im Fokus steht die effektive Nutzung von Ressourcen, insbesondere von Zeit.
MAGIE – Methode
Akronym für eine Methode, um Ziele zu formulieren. Die Buchstaben stehen für M = Machbar, A = Akzeptiert (entsprechend deiner Werte), G = Gewissenhaft (d.h. planbar, umsetzbar und überprüfbar), I = Inspirierend, E = Ehrgeizig (d.h. fordernd, aber nicht überfordernd).
Eine weitere Methode zur Ziel-Formulierung sind SMARTE Ziele und die AMORE-Methode.
Multitasking
Multitasking (engl. multi = mehrere; task = Aufgabe) meint die gleichzeitige Bearbeitung von mehrere Aufgaben bzw. das Tun von min. zwei verschiedenen Tätigkeiten zum gleichen Zeitpunkt. Laut aktueller Hirnforschung sind wir nicht wirklich in der Lage, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten. Studien zeigen, dass das Gehirn stattdessen zwischen den Aufgaben hin und her springt. Als Ergebnis leidet die Qualität von beiden Aufgaben und es wird insgesamt mehr Zeit benötigt. Die offizielle Empfehlung für eine Produktivitätssteigerung ist, Aufgaben nacheinander zu erledigen und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Neuplanung
Aktivität, bei der ein bestehender Zeitplan oder eine Umsetzungstrategie überarbeitet. Eine Neuplanung kann notwendig sein, um den Ursprungsplan an veränderten Umständen, Prioritäten oder Zielen anzupassen. Maßnahmen der Neuplanung können das Zuweisen neuer Neuzeitblöcke, das Verschieben von Deadlines, eine veränderte Priorisierung von Aufgaben oder das Hinzufügen von neuen Tätigkeiten sein.
New Work
Bedeutet übersetzt „neue Arbeit“ und beschreibt eine moderne Arbeitsweise, die traditionelle Hierarchien und Prozesse aufbricht und Mitarbeitende in den Fokus stellt. Synonym wird manchmal auch der Begriff „Arbeit 4.0“ verwendet. Klassische Regelungen zu Arbeitszeiten und -orten, sowie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden werden überdacht und durch flexiblere, kreative und selbstbestimmte Lösungen ersetzt. In der Idealform von New Work lässt sich eine Arbeitstätigkeit mit einem Privatleben vereinbaren (Work-Life-Balance!), macht Freude und erfüllt das Bedürfnis nach einer sinnvollen Arbeit und Selbstverwirklichung.
Arbeitnehmende werden im Sinne des New Work z.B. ermutigt, eigenverantwortlicher zu handeln und können ihre Arbitszeit individueller gestalten.
Not-to-do-List
Eine Liste von Aktivitäten oder Gewohnheiten, auf deren Ausführung man bewusst verzichten möchte, um Zeit zu sparen und die eigene Produktivität und Effizienz zu steigern. Die Not To-do-Liste Dinge benennt Dinge, die Zeit und Energie verschwenden oder von wichtigeren Zielen ablenken könnten.
One-Touch-Prinzip
Das „One Touch Prinzip“ (engl. one = eins, to touch = berühren, anfassen) ist eine Zeitmanagement-Regel. Sie besagt, dass eine Aufgabe, eine E-Mail oder eine Information nur einmal angefasst wird. Am häufigsten wird das One-Touch-Prinip für das Managen von E-Mails postuliert. In diesem Zusammenhang bedeutet es folgendes: Direkt beim ersten Lesen einer E-Mail wird sie beantwortet, erledigt oder entschieden, wann der Inhalt bearbeitet wird. Dieses Vorgehen verhindert, dass die selbe Nachricht immer wieder angeschaut und gelesen wird, die eigentliche Erledigung jedoch aufgeschobeen wird.
Das Prinzip kann auch fürs Aufräumen, das Bearbeiten von neuen Informationen oder dem Umgang mit To-dos angewendet werden.
Pareto-Prinzip
Andere Namen: 80-20-Regel
Dieses Zeitmanagement-Prinzip geht auf Vilfredo Pareto, einen italienischer Volkswirt zurück. Als er beobachtete, dass 80 % des Besitzes nur 20 % der Einwohnenden gehörte, stellte er die These der 80-20-Regel auf. Das Prinzip wurde später auf diverse Lebensbereiche ausgeweitet, da es scheinbar universelle Gültigkeit besitzt. So entsteht beispielsweise 80 % des Umsatzes entsteht durch 20% der Kund*innen, usw.
Im Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 20 % der eingesetzten Zeit und Anstrengung bereits 80 % des Ergebnisses bringen. Umgekehrt bedeutet dies auch, dass mit 80 % der Zeit nur 20 % des Ergebnisses erzielt werden. Ein Großteil der Zeit geht also dafür drauf Aufgaben zu perfektionieren. Diese simple Regel erklärt auch, weshalb du manchmal super viel erledigt (vielleicht 7-8 von 10 Aufgaben) und trotzdem kaum voran kommst. Du hast in diesem Fall vermutlich falsche Prioritäten gesetzt und dich auf die „falschen“ To-dos konzentriert, die weniger Wirkung in Bezug auf deine Ziele haben.
Parkinsonsches Gesetz
Phänomen, dass die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, sich der zur Verfügung stehenden Zeit anpasst. Sprich: Wenn die Zeit knapp wird, geht es plötzlich schneller. Dieses Gesetz ist der wichtigste Grund, weshalb Deadlines so entscheidend sind.
Prioritäten
beziehen sich auf eine festgelegte Bewertung der Wichtigkeit von Aufgaben, Aktiviutäten und ihren zugehörigen Zielen. Mittels Prioritäten wird eine Rangordnung erstellt. Aufgaben mit hoher Priorität sollten zuerst erledigt werden. Es gibt unterschiedliche Methoden um Prioritäten zu setzen. Die bekanntesten sind:
- 1-3-5-Methode
- ABC-Analyse
- Eisenhower-Matrix
- Fokusfrage / The One Thing
Je nach Methode stehen unterschiedliche Bewertungsparameter im Vordergrund. Diese können z.B. persönliche Relevanz (Wichtigkeit), Dringlichkeit, Ressourcenaufwand und Zeit sein.
Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik geht auf Francesco Cirillo zurück und wurde in den 1980er-Jahren entwickelt. „Pomodoro“ ist das italienische Wort für Tomate und bezieht sich auf seine rote tomatenförmige Eieruhr (so eine Küchenuhr, die man durch Drehen aufziehen kann).
Die Original-Variante unterteilt größere Arbeiten in einzelne Pomodori, das sind jeweils 25-Minuten Einheiten. Nach jeder Einheit machst du min. 5 Minuten Pause. Nach 4 Arbeitseinheiten solltest du 15-20 Minute einplanen.
Quick-Wins
Ein „Quick Win“ (engl. quick = schnell, win = Gewinn) ist umgangssprachlich eine kleine Aufgabe, deren Erledigung wenig Zeit in Anspruch nimmt und trotzdem einen positiven Einfluss auf Wohlbefinden und die Bewältigung von anderen To-dos hat. Quick Wins wirken positiv auf die Motivation und die Produktivität. Beispiele für Quick Wins können sein: einen aufgeschoben Anruf machen, eine Aufgabe delegieren, …
Routinen
Fest etablierte Abläufe oder wiederholte Handlungssequenzen. Sie dienen dazu bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten zu strukturieren und zu organisieren. Im Zeitmanagement sind besonders Sequenzen wie Morgen- oder Abendroutinen bekannt und beliebt. Aus psychologischer Sicht ist die Entwicklung von Routinen sinnvoll, da sie kognitive Belastung reduzieren und Gefühle von Sicherheit, Vorhersagbarkeit und Kontrolle vermitteln. Inspiration für hilfreiche Routinen im Alltag findest du hier: Ideen für neue Gewohnheiten.
Wie unterscheiden sich Routinen von Gewohnheiten? Routinen sind bewusst geplante und durchgeführte Handlungen, die oft mit einem bestimmten Ziel oder Zweck verbunden sind. Sie setzen jedes Mal eine bewusste Entscheidung voraus. Im Gegensatz dazu entwickeln sich Gewohnheiten eher unbewusst und automatsieren sich, wenn ein Verhalten oft genug wiederholt wurde. Dadurch sind Gewohnheiten stärker verankert und es ist es schwieriger (schlechte) Gewohnheiten wieder abzulegen oder zu verändern.
Selbstmanagament
Auch: Selbstorganisation
Fähigkeit, eigenes Verhalten durch den Einsatz verschiedener Strategien zu steuern und somit eigene Zielen zu erreichen. Hierfür müssen die eigenen Ressourcen (v.a. Zeit und Energie) effektiv eingesetzt werden. Selbstmanagement beinhaltet Planung, das Setzen von Prioritäten, Erledigung von Aufgaben und Neubewertung, sowie Anpassungen des eigenen Verhaltens.
Im Unterschied zu Zeitmanagement umfasst Selbstmanagement nicht nur klassische Zeitmanagement-Methoden, sondern auch den Einsatz von internern Mechanismen, wie z.B. Regulation von unangenehmen Emotionen, Motivation, etc. zur Überwindung von Hindernissen.
SMART(E)
Akronym für eine Methode, um Ziele zu formulieren. Die Buchstaben stehen für S = Spefisch (also ganz konkret), M = Messbar, A = Attraktiv (d.h. du musst auch Lust darauf haben, dieses Ziel erreichen zu wollen), R = Realistisch, T = Terminiert. In der meisten Literatur wird das E ausgelassen. Ich halte es jedoch für ausgesprochen wichtig. Es steht für den E = Eco-Check. Das heißt, nach der fertigen Formulierung deines Ziels schließt du noch mal kurz die Augen, sagst dir deine Zielformulierung innerlich vor und schaust wie dein Körper darauf reagiert.
Eine weitere Methode zur Ziel-Formulierung ist die AMORE-Methode und die MAGIE-Methode.
Ta-da-Liste
Andere Namen: Done-Liste oder Erledigt-Liste.
Sie ist das Gegenstück zur To-do-Liste, denn auf ihr stehen nur abgeschlossene Aufgaben und Projekte, also Dinge, die bereits erledigt sind. Sie dient dazu, Motivation aufrecht zuerhalten, Fortschritte festzuhalten und zu würdigen und sichtbar zu machen, welche Dinge geschafft wurden (auch wenn sie möglicherweise nicht auf der aktuellen To-do-Liste standen).
Time-Blocking
Ziel des Time Blocking (engl. time = Zeit + to block = blockieren) ist es, klar festzulegen wann woran gearbeitet werden soll. Spezifische Aufgaben wird ein konkreter Zeitpunkt im Kalender zugewiesen. Zum Beispiel „E-Mails lesen & beantworten“ am Mittwoch 9-9:30 Uhr oder „Steuererklärung machen“ am Donnerstag von 12:45 bis 16 Uhr. Auf diese Weise wird die To-do-Liste terminiert. Besonders ambitionierte Planer:innen teilen ihren gesamten Tag in abgrenzbare Zeitblöcke ein, in welchen dann auch Freizeitaktivitäten und die Einnahme von Mahlzeiten vermerkt ist.
Timeboxing
Wie beim Time-Blocking werden auch beim Timeboxing (engl. time = Zeit, das -ing steht für ein nominalsiertes Verb) Aufgaben konkret terminiert und Zeiträume im Kalender für die Erledigung der Aufgabe geblockt. Der Fokus liegt jedoch darauf, die Zeit zu begrenzen, die für die Bearbeitung zur Verfügung steht. Mit dem Erstellen einer Timebox wird Beginn und Ende der Bearbeitungszeit festgelegt.
Es wird zwischen weichem und hartem Timeboxing unterschieden. Beim harten Timeboxen wird nach Ablauf der Zeit die Arbeit beendet. Unabhängig, ob die Aufgabe im vorgegeben Zeitraum erledigt worden ist oder nicht. Danach wird (je nach Prioritäten) mit der nächsten Aufgabe oder dem nächsten Schritt eines Projektes begonnen. Dieses Vorgehen kann entsprechend dem Parkinsonschen Gesetz dabei helfen, Aufgaben entgültig zu beenden.
To-do-Liste
Andere Namen: Pendenzenliste, Aufgabenliste, Offene-Punkte-Liste
Der englische Infinitiv „to do“ bedeutet übersetzt „machen“. Bei einer To-do-Liste handelt es sich also um eine Auflistung von unerledigten Aufgaben, Verpflichtungen und Zwischenschritten von Projekten, die man erledigen muss oder möchte. To-do-Listen können als große unsortiere Liste eingesetzt werden, um alle Verpflichtungen an einem Ort zu sammeln. Strukturiertere Aufgabenliste können neben der Pendenz (= unerledigte Sache) auch weitere Informationen wie Fristen, eine Priorisierung, vermuteter Zeitaufwand, etc. beinhalten.
To-do-Listen können sowohl privat als beruflich eingesetzt werden. Je nach Präferenz der nutzenden Person werden sie analog auf Papier oder digital mit Hilfe von Apps (z.B. Microsoft To do, Notion, …) geführt.
Unterbrechungen
Unvorherrsehbare Störungen, Ereignisse oder Ablenkungen, die den geplanten Arbeitsablauf (kurzfristig) behindern oder beeinträchtigen können. Beispiele für Unterbrechungen: Anrufe, eingehende E-Mails oder Nachrichten, Kinder/PartnerInnen oder Kolleg*innen, die etwas von einem wollen, Müdigkeit , mangelnde Konzentration.
Für erfolgreiches Zeitmanagement ist es entscheidend, Strategien zu Entwickeln, die Unterbrechnungen verhindern oder minimieren und bewältigen.
Vakuumprinzip
Das „Vakuumprinzip“ ist eine Metapher im Zeitmanagement. Sie steht sinnbildlich dafür, dass ungenutzte und unverplante Zeit von anderen Aktivitäten oder Verpflichtungen“aufgesaugt“ wird. Genau so, wie auch ein Vakuum in der Physik umgebende Materie anzieht. Entsprechend betont das Vakuumprinzip die Bedeutung von bewusster Planung und Nutzung von Zeit.
Visionboard
Ein Visionboard ist eine Zielcollage. Das Wort setzt sich aus den zwei englischen Begriffen vision und board (engl. = Tafel, Brett, Pappe) zusammen. Eine Vision ist ein Zukunftsbild, eine Vorstellung oder Utopie und diese wird auf einem Board festgehalten. Bilder, Texte, Zitate oder einzelne Wörter, Illustrationen und Symbole werden dabei zu einem großen Gesamtbild angeordnet, welches individuellen Ziele, Träume und Wünsche visuell repräsentiert.
Visionboards werden genutzt, um Ziele zu visualisieren und Gedanken darauf zu fokussieren. In diesem Zusammenfang wird auch der Begriff der „Manifestation“ häufig verwendet.
Weiterlesen: Schritt-für-Schritt-Anleitung Visionboard erstellen
Wiedervorlage
bezeichnet in Amtssprache die nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks). Im Zeitmanagement meint es noch etwas weiter gefasst das Festlegen späteren Zeitpunkts, um sich erneut mit einer Aufgabe, Dokument oder Information zu befassen oder zu prüfen. Wiedervorlagen bzw. die Termierung einer Aufgabe werden genutzt, wenn ein To-do zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht erledigt werden kann, weil z.B. auf die Zuarbeit von Anderen gewartet wird oder andere weitere Schritte erforderlich sind, bevor sie abgeschlossen werden kann.
WOOP
Akronym für eine Methode, um Ziele zu erreichen von Gabriele Oettingen. Die Buchstaben stehen für W = Wish, O = Outcome, O = Obstacle und P= Plan. In der Wissenschaft wird WOOP auch „Mentales Kontrastieren mit Implementierungs-Intentionen“ (MCII) genannt.
- Wish (Wunsch): Im ersten Schritt wird ein Ziel/Wunsch festlegt. Dieser Wunsch sollte herausfordernd, aber auch realistisch und persönlich bedeutsam sein.
- Outcome (Ergebnis): Als nächstes stellt man sich ganz genau vor, wie sich das Erreichen des Ziels anfühlen würde.
- Obstacle (Hindernis): Dann wird sich auf mögliche innere & äußere Hindernisse konzentriert, welche die Zielereichung behindern könnten. Es geht darum, realistisch zu sein und potenzielle Barrieren zu identifizieren, die auftreten könnten.
- Plan (Plan): Der letzte Schritt besteht darin, konkrete Strategien zu entwickeln, um mit den zuvor identifizierten Hindernissen zu überwinden und das Ziel trotzdem zu erreichen.
Work-Life-Balance
bezeichnet ein ausgeglichenes Verhältnis von Arbeit (engl. work) und Privatleben (engl. life). Ziel ist es, berufliche Verpflichtungen und Arbeitszeiten mit familiäre Verpflichtungen, soziale Aktivitäten, Freizeit und persönliche Interessen in Einklang zu bringen. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance hilft, beruflichen Erfolg als auch persönliches Wohlbefinden zu fördern.
Yerkes-Dodsen-Gesetz
beschreibt den U-förmigen Zusammenhang zwischen Stress bzw. Arousal/Anspannung und Leistungsfähigkeit. Das Gesetz besagt, dass bei geringer und hoher Anspannung die Produktivität geringer ist, während sie bei mittlerem Stressniveau am höchsten ist.
Zeitlimit
Wir verbringen zu viel Zeit auf Instagram, TikTok und Co. Der erste Schritt, um mit dem sinnlosen Scrollen aufzuhören ist es, ein Zeitlimit zu setzen. Wie das auf den verschiedenen Plattformen geht, zeige ich dir hier: Wie du mithilfe von Zeitlimits und Apps deine Online-Zeit reduzieren kannst
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Ich bin Expertin für Gesunde Produktivität. Als studierte Psychologin weiß ich ganz genau, wie menschliches Verhalten funktioniert und auch, wie es sich (mühelos) verändern lässt.
Die unendliche To-do-Liste abarbeiten und dabei noch Zeit für Freizeit und Hobbys haben ist eine echte Herausforderung. Aber mit den richtigen Methoden viel einfacher – ich zeige dir wie es geht!
Über mich und zum Anti-Aufschiebe-E-Book.
